Muster für eine Abmahnung

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Wie schreibe ich eine Abmahnung?

Das Verfassen einer Abmahnung ist für gewöhnlich mit eher unerfreulichen Ereignissen verknüpft. Doch egal, ob ein Arbeitgeber einen Angestellten mit einer Abmahnung auf unpässliche Vorkommnisse hinweist, oder ob eine Urheberrechtsverletzung durch File-Sharing eine Abmahnung erforderlich macht: Um das eigene Recht geltend zu machen, sind korrekt formulierte Abmahnungen manchmal angebracht und notwendig.

Beim Formulieren von Abmahnungen können sich die Verfasser an ein Abmahnungsmuster halten, das mit den geltenden Vorschriften laut Arbeitsrecht abgestimmt ist. Das Formulieren von Abmahnungen setzt dennoch die Kenntnis der entsprechendean grundlegenden Vorschriften hierzu voraus. Sie sollten sich nicht allein an ein Muster halten.

Während Abmahnungen für jeden Einzelfall neu erarbeitet werden müssen, bestehen gewisse formale Vorschriften aber immer. Bei der Übernahme einer Vorlage für eine Abmahnung müssen Sie mehrere Dinge im Hinterkopf behalten, über die wir Sie nachfolgend informieren möchten.

Formalien beachten

Rechtsstreitigkeiten, die mit einem Abmahnschreiben begonnen haben, können sich zu einem regelrechten Kleinkrieg entwickeln. Hat der Abgemahnte in seiner Abmahnung formale Fehler ausfindig gemacht, so ist er vor Gericht im Vorteil: Er kann sich darauf berufen, dass die das Abmahnschreiben unzulässig war, da wesentliche Bestandteile fehlten oder die Abmahnungsformulierung nicht eindeutig genug gewählt war.

Dies führt im Einzelfall beispielsweise dazu, dass die Kündigung eines Arbeitnehmers trotz wiederholtem Fehlverhalten nicht möglich ist, oder dass eine bereits ausgesprochene Kündigung im Nachhinein unwirksam wird, da eine vergangene Abmahnung vor Gericht als unzulässig eingestuft wird.

Darauf kommt es bei einer Abmahnung im Arbeitsrecht an

Sofern Sie eine Abmahnung an einen Arbeitnehmer verfassen, sollten Sie folgendes Muster auf jedem Fall beachten:

• Sie muss den konkreten Abmahnungsgrund enthalten, aber Sie muss auch einer Hinweisfunktion nachkommen – so dass der Arbeitnehmer die Chance hat, sein Verhalten zu ändern.
• Sie muss mit einer Zustellungsbestätigung versehen sein
• Sie muss einen Hinweis auf die Arbeitspflicht des Abgemahnten enthalten
• Der Vorwurf an den Abgemahnten muss eindeutig formuliert und nachweisbar sein. Deswegen muss ein konkretes Datum für die Pflichtverletzung in der Abmahnung aufgeführt sein

Abmahnung: Muster für das Arbeitsrecht

Wie bereits ersichtlich wurde, kann eine Abmahnung in vielerlei Hinsicht unzulässig formuliert sein. Die folgende Muster-Abmahnung erfüllt die wesentlichen Ansprüche an eine Abmahnung. Trotzdem ist sie natürlich nur ein Beispiel. Allgemeingültige Formulare für eine Abmahnung gibt es nicht – eine Vorlage muss stets neu formuliert werden und sorgfältig unter Wahrung der entsprechenden Formalien an den vorliegenden Fall adaptiert werden. Einen Abmahnungsvordruck auf dem Computer abzuspeichern, ist aus diesem Grund nur bedingt sinnvoll. Keine zwei Fälle sind gleich, und strenggenommen muss jeder Einzelfall extra formuliert werden. Alle Abmahnungen nach einem Muster zu bearbeiten ist im seltensten Fall der Aufgabe angemessen.

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⇒ Muster für eine Abmahnung im Arbeitsrecht (.doc)
⇒ Muster für eine Abmahnung im Arbeitsrecht (.pdf)

Konkrete Kündigungsandrohung äußern

In einer Abmahnung langt der ungenaue Verweis auf „arbeitsrechtlichen Konsequenzen“ bei einem erneuten Pflichtverstoß nicht aus. Der Verstoß muss genau beschrieben sein. Ändert der abgemahnte Mitarbeiter sein Verhalten nicht, können Arbeitgeber in einer letzten Abmahnung auch eine konkrete Kündigungsandrohung äußern, indem Sie den Abgemahnten darauf hinweisen, dass erneutes Fehlverhalten eine Kündigung zur Folge haben kann.

Damit der abgemahnte Arbeitnehmer die Chance hat, zukünftig sein Fehlverhalten zu unterlassen, soll eine Abmahnung ausdrücklich auch als Hinweis wahrgenommen werden. Sie ist also nicht nur eine Warnung bezüglich zukünftiger Konsequenzen, sondern soll dem Arbeitnehmer auch eine Verhaltensanpassung ermöglichen. Berücksichtigen Sie dies bei der Formulierung der Abmahnung. Wenn Sie eine Abmahnung schreiben müssen, soll diese dem Abgemahnten auch eine Perspektive auf die Verbesserung seines Verhaltens geben.

Abmahnungen am besten persönlich übergeben

Eine Abmahnung darf grundsätzlich auch mündlich ausgesprochen werden. Jedoch ist im Zweifelsfall oder gerade auch vor Gericht schwer nachzuweisen, ob eine mündliche Abmahnung die notwendigen Formalitäten enthalten hat – und diese Beweispflicht liegt beim Aussteller des Abmahnschreibens. Experten raten deswegen dazu, die Abmahnung schriftlich zu formulieren. Ein schriftliches Dokument erweckt beim Arbeitnehmer wohl auch mehr Aufmerksamkeit als eine theoretisch auch zulässige Abmahnung per SMS.

Der Arbeitgeber muss außerdem nachweisen, dass das Abmahnschreiben den Arbeitnehmer auch erreicht hat. Auch aus diesem Grund sollten Sie die Abmahnung formulieren und ausdrucken, um Sie dem Arbeitnehmer dann am besten persönlich zu übergeben und eine Empfangsquittung unterschreiben zu lassen. Diese können Sie beispielsweise wie folgt formulieren und an das Ende des Textes eine Empfangsbestätigung nach folgendem Muster setzen:

Die unterschriebene Abmahnung nehmen Sie dann im Original zu der Personalakte des Arbeitnehmers und händigen Ihrem Arbeitgeber eine Kopie aus. So können Sie im Zweifel nachweisen, dass der Arbeitnehmer Kenntnis von der Abmahnung hatte. Weigert sich ein Arbeitnehmer, die Zustellung der Abmahnung zu quittieren oder benutzt ähnliche Tricks um den Erhalt der Abmahnung zu vermeiden, können Sie diese auch durch einen Gerichtsvollzieher zustellen lassen.

Hinweis auf die Arbeitspflicht

So banal es klingt: In einer Abmahnung müssen Arbeitgeber den Angestellten explizit auf seine Arbeitspflicht hinweisen. Ansonsten kann das Abmahnschreiben vor Gericht als unzulässig eingestuft werden – entsprechende Urteile werden immer wieder ausgesprochen. Deswegen darf in einem Abmahnungsschreiben der Hinweis auf die arbeitsvertraglich festgelegten Aufgaben des Arbeitnehmers und die Betonung, welche der Pflichten missachtet wurde, nicht fehlen. Sie können im Abmahnungsschreiben nach folgendem Abmahnungmuster benutzen:

Hieb- und stichfest formulieren

Alles, was in der Abmahnung einem Arbeitnehmer vorgeworfen wird, muss auch tatsächlich nachweisbar sein. Deswegen sind ungenaue Formulierungen in einer Abmahnung fehl am Platz. Wenn Sie die Abmahnung formulieren, verzichten Sie auf Wörter wie „immer wieder“, „ständig“, oder auf ungenaue Häufigkeitsangaben, sofern Sie diese nicht wirklich nachweisen können. Zur Beschreibung von unangemessenem Verhalten Ihres Arbeitnehmers sollten Sie konkrete Beispiele benennen, anstatt sein Verhalten nur zu umschreiben.

Das Adjektiv „unfreundlich“ als Vorwurf ist beispielsweise nicht aussagekräftig genug für eine Abmahnung. Es ist deswegen sinnvoll, möglichst genau den Grund für die Verwarnung zu schildern, in dem man auf die konkrete Situation eingeht, in dem sich der Arbeitnehmer vertragswidrig verhalten hat. Wenn Sie eine konkrete Situation benennen, aufgrund der eine Abmahnung ausgestellt wird, können Sie das Fehlverhalten Ihres Arbeitnehmers auch besser nachweisen – indem Sie die Zeugen des Vorfalls eidesstattlich versichern lassen, dass sich die Situation wie geschildert zugetragen hat.

Übrigens sollten Sie pro Pflichtverstoß eine eigene Abmahnung formulieren. Denn auch wenn nur ein einzelner der aufgeführten Pflichtverstöße nicht korrekt formuliert und damit beispielsweise für den Arbeitgeber nicht nachweisbar war, könnte das Dokument als ganzes – und damit alle anderen angemahnten Pflichtverstöße – seine Gültigkeit verlieren.

Konkrete Pflichtverstöße benennen

Ein arbeitsvertraglicher Pflichtverstoß kann beispielsweise im  Zuspätkommen des Arbeitnehmers bei seiner Arbeitsstelle bestehen. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Abmahnung dahingehend zu formulieren, als dass sowohl das Datum des Zuspätkommens, als auch konkrete Zeitspannen der Verspätung aufgeführt werden.

Der Arbeitnehmer muss bei einer Abmahnung stets genau erfahren, was ihm konkret vorgeworfen wird. Nur so kann er gegen eine unrechtmäßige Abmahnung vorgehen. Vor allem aber erfährt er genau, worin sein Pflichtverstoß bestand – und kann sein zukünftiges Verhalten an die Wünsche des Arbeitgebers ausrichten.

Spezifische Muster: Abmahnungen im Arbeitsrecht

Mit einem Klick zum passenden Muster: Im folgenden haben wir Musterabmahnungen zu den gängigsten Abmahngründen im Arbeitsrecht verfasst. Diese stehen Ihnen kostenlos zur Verfügung:

Abmahnung formulieren bei Urheberrechtsverletzungen

Doch nicht nur im Arbeitsrecht fallen Abmahnungen an. Ein weiterer Grund, der die Formulierung einer Abmahnung notwendig macht, betrifft Urheberrechtsverletzungen im Internet: Filesharing oder das unerlaubte Uploaden von urheberrechtlich geschütztem Material von Unbefugten auf deren Websites. Die Rechteinhaber können in diesem Fall ebenfalls eine Abmahnung verfassen, in dem Sie Schadenersatzansprüche äußern können. Sie müssen als Rechteinhaber nicht unbedingt einen Anwalt in Anspruch nehmen, wenngleich ein Spezialist auf diesem Gebiet natürlich über eine breitere Expertise beim Schreiben einer Abmahnung verfügt. Doch mehrere Punkte müssen Sie beachten, sodass das Dokument „wasserdicht“ formuliert ist und Ihren Schadensersatzforderungen auch Folge geleistet wird.

Wer beispielsweise einen Ebay-Verkäufer erwischt, der die eigenen mühsam geschossenen Produktbilder verwendet, kann eine Abmahnung aufgrund Urheberrechtsverletzungen aufsetzen. Folgende Bestandteile sollten in dem Abmahnschreiben enthalten sein:

• Eine ausführliche Schilderung der Urheberrechtsverletzung
• Eine Begründung, warum ein Rechteverstoß vorliegt
• Eine Aufforderung, eine Unterlassungserklärung zu unterzeichen, ist zwar nicht obligatorisch, aber meist sinnvoll
• Ein Vergleichangebot, in dem der Abgemahnte aufgefordert wird, die gewünschte Summe zu bezahlen, um eine gerichtliche Auseinandersetzung zu vermeiden

Abmahnung: Muster bei einer Urheberrechtsverletzung

Nach folgendem Muster können Rechte-Inhaber einer Abmahnung formulieren, wenn Sie eine Urheberrechtsverletzung anmahnen wollen. Beachten Sie, dass die Formulierung einer Abmahnung immer konkret an den individuellen Fall angepasst werden muss. Eine sorgfältige Bearbeitung ist notwendig, so dass das Abmahnschreiben auch seinen Zweck erfüllt – und nicht als unzulässig eingestuft wird. Das Abmahnungsschreiben-Muster wurde in dem folgendem Beispiel aus Sicht eines Fotografen geschrieben, der seine Bilder in einem ebay-Shop gefunden hat und als Rechteinhaber nun eine Schadensersatzforderung stellt.

Achten Sie auf die Verhältnismäßigkeit der geforderten Schadensersatzsumme. Der Abgemahnte wird sonst sicherlich eine gerichtliche Auseinandersetzung mit Ihnen nicht scheuen, um überhöhte Forderungen zu vermeiden. Selbstverständlich dürfen Sie nur dann eine Verletzung der Urheberrechte abmahnen, wenn Sie selbst der Rechteinhaber sind. Ein Nachweis dafür kann bei einer gerichtlichen Verhandlung der Abmahnung gefordert werden.

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Über den Autor

Sascha Münch

Sascha Münch studierte Jura an der Universität Bremen und absolvierte sein Referendariat am OLG Celle. Seine Zulassung als Rechtsanwalt erhielt er 2013. 2019 folgte die Bestellung zum Notar (seit 2021 Notar a. D.). Seither befasst er sich insbesondere u. a. mit den Bereichen Verbraucher-, Vertrags- und Arbeitsrecht.