Personalakte: Können Einträge gelöscht werden?

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Die Vorform der heute vielerorts gebräuchlichen Personalakte ist im ehemaligen allgemeinen Landrecht für die preußischen Staaten zu sehen, wo sie unter dem Begriff „Dienerakte“ vor allem für die Beamten des königlichen Hofes in Gebrauch war.

Wie damals entscheiden auch heute noch die Akteneinträge über die Karrieren berufstätiger Menschen. Die internen Personalakten werden häufig dann als Erstes herangezogen, wenn Arbeitgeber den Stamm ihrer Mitarbeiter verkleinern möchten.

Was steht in der Personalakte?

Vor allem in mittelgroßen bis großen Unternehmen wird über jeden Angestellten und Arbeiter eine so genannte Personalakte geführt. Sie enthält alle Daten und Unterlagen des Arbeitnehmers, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind oder auch für eine Kündigung einmal wichtig werden können. So wird vor allem auch eine an den Arbeitnehmer ergangene Abmahnung als Eintrag in die Personalakte aufgenommen.

Natürlich kann und sollte der betreffende Arbeitnehmer darauf bestehen, dass nach der Abmahnung auch ein von ihm selbst oder einem Rechtsanwalt verfasster Widerspruch ebenfalls Eingang in die Personalakte findet. Denn laut Arbeitsrecht hat der Arbeitnehmer darauf einen gesetzlich verbrieften Anspruch.
Weiterhin kann die Personalakte über folgenden Inhalt verfügen:

• Zeugnisse aus Schule und Berufsschule
• Lebenslauf und Passbild
• der dem Arbeitsverhältnis zugrunde liegende Arbeitsvertrag mit allen eventuellen Ergänzungen
• Daten über die Krankenkasse des Arbeitnehmers
• bei ausländischen Mitbürgern: die aktuelle Arbeits- und/oder Aufenthaltserlaubnis

Darüber hinaus wird in der Akte auch der Ausweis über die bestehende Sozialversicherung sowie die Lohnsteuerbescheinigung hinterlegt.

Notizen über Fehlzeiten wegen Krankheit unterliegen dabei einer Sonderregelung: Diese müssen in einem verschlossenen Kuvert gesammelt werden. Dass jeder Arbeitgeber zu einer solchen Vorgehensweise verpflichtet ist, geht aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hervor (Aktenzeichen BAG 9 AZR 271/06).

Dem Datenschutz kommt bei Personalakten besondere Bedeutung zu. So unterliegen alle Unterlagen einem strengen Vertrauensverhältnis. Aus diesem Grund ist der Arbeitgeber auch dazu verpflichtet dafür Sorge zu tragen, dass kein Unbefugter Zugang zum Inhalt der Personalakten seiner Mitarbeiter erhält. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Angaben auf Papier oder als Dateien in einem Rechner existieren.

Wie können Sie eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen?

Gemäß Arbeitsrecht, insbesondere § 83 Abs. 1 BetrVG, hat jeder Arbeitnehmer das Recht, vom Arbeitgeber jederzeit Einsicht in die Unterlagen, die in seine Personalakte aufgenommen wurden, zu fordern.

Wenn er nun eine Abmahnung in seiner Personalakte vorfindet, die unberechtigter Weise ergangen ist, kann er dagegen Widerspruch einlegen, eine Gegendarstellung schreiben und natürlich auch seinen Arbeitgeber auffordern, die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte vorzunehmen.

Liegt die Abmahnung in digitaler Form vor, kann er natürlich auch diese Abmahnung aus der Personalakte löschen lassen. War die Zustellung der Abmahnung in irgendeiner Weise jedoch gerechtfertigt, kann das Abmahnschreiben für eine Dauer von maximal drei Jahren in der Personalakte verbleiben.

Einen genauen Zeitrahmen sieht das BAG nicht vor und belässt eine eventuelle Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte im Ermessensspielraum des Arbeitgebers. Aus diesem Grund lässt sich eine Frage wie „Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?“ nicht eindeutig beantworten.

Eine grundlose Abmahnung muss man aber trotzdem keinesfalls auf sich beruhen lassen und sollte auf jeden Fall einen Widerspruch verfassen. Hilfe dazu bieten Rechtsanwälte, die sich auf Arbeitsrecht spezialisiert haben, Betriebsräte, sofern diese in Unternehmen vorhanden sind, oder die örtlichen Niederlassungen der Gewerkschaften.

Über den Autor

Swetlana L.

Swetlana hat ihren Master-Abschluss in Romanistik absolviert. In diesem Zusammenhang beschäftigte sie sich auch mit dem Erfassen von Gesetzestexten. Nun verfasst sie Ratgeber und News-Artikel zu verschiedenen juristischen Themen. Seit 2017 ist sie Teil unseres Redaktionsteams.